Een geslaagde conferentie is niet alleen het resultaat van technologie op locatie in te zetten en alles in goede banen te leiden ter plekke. Het draait ook om planning, voorbereiding en coördinatie. Voor de SCIFA-bijeenkomst in het kader van het Belgische voorzitterschap van de EU op 15 en 16 mei, legde duvall zich daarop toe door nauw samen te werken met de organisatoren. Vooraf de locatie verkennen en overleg met de Belgische attaché, het uittekenen van de ideale parameters van de meetingervaring en uiteraard de opstelling en technologie: duvall nam het integraal op zich. Door de vereisten van de klant, de technologie en de deelnemerservaring in evenwicht te houden, maakte duvall van de conferentie een succes.
SCIFA verkent de toekomst van het immigratiebeleid
SCIFA is het Strategisch Comité voor Immigratie, Grenzen en Asiel. Het brengt topambtenaren samen om urgente kwesties op het vlak van immigratie, asiel en grensbeheer aan te pakken. Het comité behandelt strategische discussies over uiteenlopende onderwerpen, met de focus op belangrijke wetgevingsvoorstellen en belangrijke niet-wetgevende initiatieven die de beleidslijn vormgeven. Aangezien SCIFA gevoelige kwesties en diverse onderwerpen op de agenda zet, is het cruciaal om alle deelnemers tijdens een vergadering op dezelfde golflengte te krijgen. Daarom kwam duvall in beeld als technologiepartner voor de tweejaarlijkse bijeenkomst op 15 en 16 mei in de Gentse Handelsbeurs.
De conferentiepuzzel leggen
Het succesvol organiseren van een conferentie begint weliswaar met meer dan alleen de technologie. Voor de SCIFA-top begon duvall eerst met de opstelling en de locatie. duvall kwam samen met de Belgische attaché van de delegatie om de specifieke vereisten van de vergadering in kaart te brengen: van deelnemers, onderwerpen en tolken tot de indeling en opstelling van de ruimte. duvall betrok ook de locatieverantwoordelijke van de Handelsbeurs voor verhuur en productie. Het doel? Ervoor zorgen dat alle stukjes van de conferentiepuzzel in elkaar passen voor een perfecte ervaring.
En er spelen veel factoren mee om een vruchtbaar conferentieklimaat te scheppen. De indeling van de ruimte, de opstelling van tafels en stoelen voor deelnemers, de plaatsing van tolkencabines, het opstellen van PTZ-camera’s voor camera tracking, beeldschermen, projectoren, meubilair, enz. En natuurlijk de conferentietechnologie voor audio en video. Elke stap wordt bekeken door de bril van de deelnemer. Hoe kan iedereen horen en gehoord worden met minimale frictie en maximale helderheid? Want elke keuze heeft een invloed op hoe een deelnemer zich voelt: het is de optelsom van kleine dingen. Een scherm of presentatie niet goed kunnen zien, moeilijk te begrijpen audio, slechte akoestiek in de ruimte, enz.
Gelukkig bewaakt duvall alle aspecten van de meeting voor een geslaagd resultaat. Door te bouwen op een schat aan kennis en ervaring, door organisatoren en locatiemanagers op één lijn te krijgen en door te vertrouwen op solide technologie.
Apparatuurlijst
- Televic Lingua tolkpost
Fungeerde als controlecentrum voor tolken, voor een vlotte doorstroom van talen en vertalingen. - Televic Confidea FLEX
Gebruiksvriendelijk en flexibel apparaat voor praten, luisteren, stemmen en meer - Infraroodontvangers (in vergaderzaal en persruimte)
Elk apparaat vereenvoudigt de distributie van getolkte talen. - Tolkencabines
- Short throw projector
- Automatische camerabesturing
- Video-mixapparatuur
(schakelen tussen PTZ-camerabeelden en PowerPoint-presentaties) - Audiomixer
(vloer, tolkkanalen, achtergrondmuziek) - Schermen voor extra comfort
(de schermen in het midden van de U-vorm waarop de huidige spreker of de presentatie wordt getoond)
De regie over een geslaagde conferentie
Voor de SCIFA-bijeenkomst nam duvall de rol van conferentieregisseur op zich. Van locatie en zaalindeling, over communicatie met alle partijen, tot technologie en ondersteuning tijdens de vergadering zelf. Door de touwtjes van het hele conferentieproces van start tot finish strak in handen te nemen, maakte duvall van de vergadering een overtuigend succes.
Wil je meer weten over duvall’s expertise in het ondersteunen van topbijeenkomsten? Bezoek de duvall website of abonneer je op onze kennisbank om meteen toegang te krijgen tot een schat aan waardevolle informatie.
