Une conférence réussie ne résulte pas seulement de l’installation de la technologie et de son bon fonctionnement sur place. Il s’agit également de planification, de préparation et de coordination. Pour la réunion SCIFA dans le cadre de la présidence belge de l’Union européenne les 15 et 16 mai, duvall s’est acquitté de cette tâche en travaillant en étroite collaboration avec les organisateurs. De la reconnaissance des lieux au préalable et de la concertation avec l’attaché belge pour obtenir les conditions de réunion idéales à la mise en place et à la technologie. En conciliant les exigences des clients, la technologie et l’expérience des participants, duvall a fait de la conférence un succès.
SCIFA : explorer l’avenir de la politique d’immigration
Le SCIFA est le Comité stratégique sur l’immigration, les frontières et l’asile. Il réunit des hauts fonctionnaires pour aborder des questions cruciales en matière d’immigration, d’asile et de gestion des frontières. Le comité traite de discussions stratégiques sur une vaste gamme de sujets, en se concentrant sur des propositions législatives importantes et des initiatives clés non législatives qui façonnent l’orientation des politiques. Étant donné que le SCIFA traite de questions sensibles et de sujets divers, il est essentiel de mettre tous les participants sur la même longueur d’onde lors d’une réunion. C’est pourquoi duvall a été choisi comme partenaire technologique clé pour la réunion semestrielle des 15 et 16 mai au ‘Handelsbeurs’ de Gand.
Réussir le puzzle de la conférence
Cependant, réussir des réunions modérées nécessite plus que de la simple technologie. Pour le sommet SCIFA, duvall a commencé par l’installation et le lieu. duvall a rencontré l’attaché belge de la délégation et a discuté des détails de la réunion : des participants, des sujets et de l’interprétation à la disposition et à l’aménagement de la salle. duvall a également impliqué le gestionnaire du Handelsbeurs, responsable de la location et de la production. L’objectif ? S’assurer que chaque pièce du puzzle de la conférence s’emboîte pour une expérience de réunion parfaite.
De nombreux facteurs entrent en jeu pour créer un environnement de conférence fertile. La disposition de la salle, l’installation des tables et des chaises pour les participants, l’emplacement des cabines d’interprétation, l’installation des caméras PTZ pour le suivi des caméras, les écrans, les projecteurs, le mobilier, etc. Et bien sûr, la technologie de conférence pour l’audio et la vidéo. Chaque étape est filtrée à travers le prisme de l’expérience du participant. Comment tout le monde peut-il entendre et être entendu avec un minimum de friction et une clarté maximale ? Et chaque choix a un impact sur la façon dont un participant se sent : les petits détails s’additionnent. Ne pas voir correctement l’écran ou la présentation, un son difficile à comprendre, une mauvaise acoustique de la salle, etc.
Heureusement, duvall surveille tous les aspects de la réunion pour qu’elle soit couronnée de succès. En s’appuyant sur une richesse de connaissances et d’expériences, en alignant les organisateurs et les gestionnaires de sites et en s’appuyant sur une technologie solide.
Liste d’équipements
- Televic Lingua console d’interprétation
Centre de contrôle pour les interprètes, gérant le flux des langues sans effort. - Televic Confidea FLEX
Appareil facile à utiliser et flexible pour parler, écouter, voter et plus encore - Récepteurs infrarouges (salle de conférence et salle de presse)
Chaque unité a facilité la distribution des langues interprétées. - Cabines d’interprétation
- Projecteur à courte portée
- Contrôle automatique des caméras
- Équipement de mixage vidéo
(commutation entre les prises de vue des caméras PTZ et les présentations PowerPoint) - Mixeur de son
(les présentations, les canaux d’interprétation, la musique d’ambiance) - Des écrans pour plus de confort
(les écrans au milieu du U montrent l’orateur ou la présentation en cours)
Assurer le succès d’une conférence
Pour la réunion du SCIFA, duvall a pris en charge la coordination de la conférence. Il s’est occupé de l’emplacement, de la disposition, de la communication avec toutes les parties, de la technologie et de l’assistance pendant la réunion. En prenant les rênes de l’ensemble du processus de conférence, du début à la fin, duvall a fait de la réunion un succès retentissant.
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