duvall zet alle zeilen bij met een conferentie-oplossing voor en achter de schermen

Fotografie: Belgisch Federaal Parlement

Voor de informele top van de EU-ministers voor Visserij nam duvall de volledige verantwoordelijkheid voor zowel de conferentie-apparatuur als het meubilair en de pipe and drape-oplossingen. De organisatie vertrouwde op de sterke technische expertise en de project management knowhow van duvall. Zo lag de focus op het programma, de deelnemers en de gesprekken. Het resultaat was een meeting die vlot koers zette naar succes, van technologie tot projectmanagement en staging.

Focus op EU visserij en aquacultuur

Op 24 en 25 maart nodigde Vlaams minister voor Zeevisserij Hilde Crevits haar Europese collega’s uit om de toekomst van de visserij- en aquacultuursector in de EU te bespreken. De informele bijeenkomst vond plaats in het BMCC in Brugge. Het doel van de conferentie was om de lidstaten te betrekken in een dialoog over de uitdagingen van de veelzijdige visserijsector in de EU. Op het programma: mogelijke oplossingen om de sector te behouden en te verbeteren, in overeenstemming met de EU-doelstellingen. Met een bezoek aan Zeebrugge, inclusief een sessie garnalen pellen, werden de deelnemers volledig ondergedompeld in het thema van de bijeenkomst.

Als een vis in het conferentie water

Om de eb en vloed van een succesvolle conferentie in goede banen te leiden, kreeg duvall opnieuw de voorkeur als sleutelpartner. Bovendien werd duvall belast met meer dan alleen conferentietechnologie. Om het gebeuren te stroomlijnen, rekende de organisatie op duvall om ook de staging te voorzien. Van meubilair tot pipe en drape.

Aan het roer staan van een conferentie als technische partner, zowel frontstage als backstage, vraagt om stevige projectmanagementvaardigheden. Niet alleen op vlak van planning en techniek, maar ook op vlak van management. duvall werkte namelijk ook samen met meubelleverancier Alvero en Huzaar voor het event management. Van het bedenken van de juiste oplossingen tot de communicatie met alle partijen én de technische ondersteuning ter plaatse: duvall hield moeiteloos het roer recht.

Een geïntegreerde oplossing van a tot z

De informele bijeenkomst van visserijministers vereiste planning, technologie en knowhow. Van volledig SCIC/ISO-conforme tolkencabines inclusief alle apparatuur en staging tot microfoons voor de deelnemers en meer dan 100 infrarood ontvangers. Er waren ook meer dan een dozijn displays beschikbaar.

De perszaal werd daarnaast uitgerust met tolkencabines en infrarood ontvangers. Ook hier coördineerde duvall het meubilair (lounge stoelen en tafels), de wandbekleding, de pupiters en zelfs de vloerbedekking. Het resultaat was een geslaagd sleutelmoment voor de pers en de deelnemers, waarbij iedereen in de schijnwerpers stond, zonder technische manco’s.

Een veilige haven met een betrouwbare partner

Tijdens de informele bijeenkomst van de EU-ministers van Visserij nam duvall heel wat extra verantwoordelijkheden op zich die veel verder gingen dan het technische stuk van een conferentie. Een duidelijk teken van vertrouwen door de organisator. duvall ging de uitdaging aan en zorgde ook voor de staging, de pipe en drape en de coördinatie van het meubilair. En de technologie? Ook op dat vlak was duvall met vlag en wimpel geslaagd. Het resultaat? Een meeting met wind in de zeilen: geen problemen, een geweldige vergaderervaring en tevreden deelnemers.

Dankwoord van Hilde Crevits

Beste Wannes

We kijken terug op een zeer geslaagde bijeenkomst van Europese visserijministers. Als gastvrouw heb ik vele complimenten mogen ontvangen over de professionele ondersteuning.

Via deze weg wil ik deze complimenten ook graag tot bij u en uw team brengen.

De organisatie van dit type bijeenkomsten vraagt veel voorbereiding en professionaliteit, zeker gezien onze ambitie om zowel inhoudelijk als op het vlak van omkadering het beste van Vlaanderen te tonen. Dankzij uw professionaliteit en mooie samenwerking zijn we in die uitdaging geslaagd!

Want om het met de woorden van de schrijver van de Kleine Prins, Antoine de Saint-Exupéry te zeggen: “Als je een schip wil bouwen, roep dan geen mannen en vrouwen bij elkaar om hen bevelen te geven, om ze elk detail uit te leggen, om ze te vertellen waar ze alles kunnen vinden. In plaats daarvan, leer hen verlangen naar de enorme eindeloze zee.”

Ik wil u en uw team van harte bedanken om ons en de Europese visserijministers mee te laten verlangen naar die eindeloze zee!

Met vriendelijke groeten,

Hilde Crevits
Viceminister-president van de Vlaamse regering
en Vlaams minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.

Wil je meer weten over duvall’s expertise in het ondersteunen van topbijeenkomsten? Bezoek de duvall website of abonneer je op onze kennisbank om meteen toegang te krijgen tot een schat aan waardevolle informatie.